Serviços

Por que contratar uma empresa especializada em cerimonial?

O período em que se comemora a formatura é conturbado, com toda a organização e preparação dos eventos coincidindo com provas finais e/ou vestibulares. Em virtude disto, a Comissão de Formatura acaba tendo pouco tempo disponível, seu desempenho acadêmico prejudicado e se envolvendo com uma série de compromissos que podem tirar-lhe a tranquilidade nestes momentos tão importantes. Por isso, é fundamental a contratação de empresas especializadas em Cerimonial para a organização da formatura.

Veja as vantagens que a sua Comissão de Formatura tem ao contratar os serviços de Cerimonial:

Qualidade dos Eventos: ao utilizar-se de pessoal especializado e com experiência comprovada na organização de formaturas, a Comissão de Formatura busca a realização de eventos mais bonitos, organizados, sem exageros e cumprindo o protocolo que cada cerimônia exige. A assessoria especializada é fundamental para a satisfação dos formandos, pais e convidados;
Redução de Custos: a Comissão de Formatura ganha maior poder de barganha nas negociações com fornecedores (fotografia, filmagem, banda, buffet, convites, etc.), uma vez que passa a ter uma aliada importante na contratação de cada serviço a ser prestado: a empresa de Cerimonial contratada. Desde que idônea e experiente, a empresa já terá relacionamento com estes fornecedores, podendo identificar as melhores oportunidades e negociar os valores a serem pagos;
Economia de Tempo: a Comissão de Formatura não perde tempo em pesquisas desnecessárias, uma vez que a empresa contratada já dispõe das informações e pode auxiliá-los na seleção prévia dos fornecedores que serão consultados;
Segurança: a Comissão de Formatura fica imune aos riscos de ser enganada por prestadores de serviços que atuam inescrupulosamente no mercado, com o único objetivo de lesar consumidores e aproveitar da ingenuidade dos formandos, seja vendendo produtos e serviços inexistentes ou de qualidade duvidosa;
Know how: ao se formar, você estará se especializando e adquirindo conhecimentos em alguma área específica, se tornando médico, dentista, engenheiro, administrador, economista, veterinário, advogado, etc. Nós também somos especialistas. Por isso, a Comissão de Formatura procura uma empresa especializada em Cerimonial ao planejar os eventos e festividades comemorativas deste momento tão importante. É a forma mais adequada de trabalhar, pois profissionais especializados estarão cuidando de você, de sua família e convidados da maneira correta, de acordo com todas as normas e protocolos.

Ao contratar a .ORG Formaturas, sua Comissão de Formatura pode contar com os seguintes serviços, conforme a opção de contratação escolhida

Organização inicial e planejamento financeiro

Elaboração, redação e impressão dos Termos de Adesão e/ou Estatutos a serem assinados pelos formandos e, quando necessário, pais;
Preparação dos documentos estatutários para registro, conforme normas da Receita Federal, Ministério da Fazenda, Cartório de Registro das Pessoas Jurídicas e Cartório de Títulos e Documentos;
Confecção de planilhas de custo e montagem do fluxo de caixa de arrecadação;
Identificação do valor adequado para a mensalidade e necessidade de eventos;
Criação do pacote de eventos de formatura, visando integração entre os alunos e momentos agradáveis de recordação;
Visita às salas de aula para detalhamento do projeto.

Seleção de fornecedores e locais para os eventos

Mapeamento das necessidades da Comissão de Formatura de acordo com o tamanho da turma, o número de convidados e os recursos financeiros disponíveis;
Contato com salões de baile, igrejas, auditórios e demais locais a serem utilizados para os eventos de formatura, negociação de preços, condições de pagamento e datas;
Contato com empresas de fotografia, filmagem, convites, buffets, decoradores, locadoras de móveis, bandas e conjuntos musicais, dentre outros, de forma a buscar a melhor relação custo benefício para a turma;
Visitação prévia aos locais selecionados juntamente com a Comissão de Formatura.

Acompanhamento ao longo do contrato

Realizamos reuniões de acordo com a necessidade de cada turma, podendo ser mensais, quinzenais ou semanais. Nossa preocupação é atender cada um em sua particularidade e estar sempre dispostos a resolver cada situação.
Atualizações constantes da planilha de custos e da captação financeira de forma a gerar tranqüilidade para formandos quanto ao correto andamento da gestão financeira;
Acompanhamento da sessão de fotografia para o convite, incluindo realização de prova de becas para definição dos tamanhos a serem utilizados na Colação de Grau.

Organização de eventos para arrecadação de fundos e/ou de confraternização

Deve ser objetivo da Comissão de Formatura a captação máxima possível de recursos externos, de forma a não sobrecarregar financeiramente os alunos. A atuação da .ORG Formaturas, através de parcerias com empresas atuantes neste segmento, oferece assessoria na realização de atividades que permitam à Comissão de Formatura atingir este objetivo, como:

Brindes (canetas, chaveiros, adesivos, camisas, cartões de natal, etc):
Planejamento gráfico;
Acompanhamento geral.
Participação em Festas e Shows:
Cessão de convites em condições especiais (descontos sobre o valor de face) para festas e shows promovidos pela .ORG Formaturas e eventos de parceiros . A realização destes eventos não obedece a calendário específico, sendo feita eventualmente, conforme demanda e necessidade dos clientes;
Promoção de festas, churrascos, choppadas, etc.:
Assessoria na escolha do local;
Som, palco, iluminação, bandas, etc.;
Trâmites legais;
Elaboração e composição gráfica do material de divulgação;
Conferência e elaboração de planilhas de controle;
Montagem de bares, fornecimento de bebidas e alimentos, pessoal de suporte;
Contatos com eventuais patrocinadores;
Estudos de mídia;
Estudos de viabilidade.

Gestão Financeira da Comissão de Formatura

A .ORG Formaturas realiza toda a gestão financeira da Comissão de Formatura, com todas as garantias necessárias. Este serviço inclui:

Emissão de boletos bancários e entrega à Comissão de Formatura para distribuição;
Controle de pagamentos com emissão de relatórios mensais de acompanhamento;
Disponibilização de relatórios periódicos via internet;
Envio mensal de extrato da movimentação financeira da sub-conta da Comissão de Formatura;
Contratação de fornecedores para a formatura de acordo com as políticas vigentes na empresa, visando maior segurança dos formandos;
Pagamento a fornecedores contratados em conformidade com as normas vigentes.

Prestação de Serviços nos Eventos da Formatura – Evento Religioso

Neste momento, a .ORG Formaturas concentrará todos os seus esforços na organização e acompanhamento geral dos eventos, já que os membros da Comissão de Formatura são, antes de tudo, formandos que, como tais, tem todo o direito de usufruir destes momentos em sua plenitude.

Assessoria da escolha da igreja;
Contato com a Polícia Militar para informar a realização do evento, local, data, horário e número previsto de convidados, para devidas providências;
Verificação do sistema de som e iluminação da igreja;
Elaboração e confecção de programas;
Aprovação do programa junto à igreja;
Separação de lugares (formandos e pais), confecção de displays e senhas;
Organização da fila de entrada;
Recepção;
Distribuição dos programas a formandos, pais e convidados;
Organização da fila de saída;
Orientação dos formandos na área de cumprimentos;
Acompanhamento de todos os prestadores de serviços contratados para o evento;
Coordenação geral.
Missa em Ação de Graças:
Assessoria da escolha da igreja;
Contato com a Polícia Militar para informar a realização do evento, local, data, horário e número previsto de convidados, para providências de trânsito e segurança pública;
Verificação do sistema de som e iluminação da igreja;
Elaboração e confecção de livretos;
Aprovação de livreto com celebrante e Paróquia;
Separação de lugares (formandos e pais), confecção de displays e senhas;
Organização da procissão de entrada;
Organização e acompanhamento dos formandos participantes da solenidade (leituras, ofertório, ação de graças, preces, etc.);
Preparação da mesa de ofertório;
Recepção;
Distribuição dos livretos a formandos, pais e convidados;
Organização da procissão de saída;
Orientação dos formandos na área de cumprimentos;
Acompanhamento de todos os prestadores de serviços contratados para o evento;
Coordenação geral.

Prestação de Serviços nos Eventos da Formatura – Colação de Grau

Assessoria na escolha do auditório;
Ensaio geral em data anterior ao evento;
Preparação, impressão e entrega do Kit Formando, contendo Manual de Procedimentos Básicos (para instruir formandos e familiares sobre a maneira correta de participar de cada um dos eventos da formatura);
Contato com a Polícia Militar para informar a realização do evento, local, data, horário e número previsto de convidados, para providências de trânsito e segurança pública;
Montagem e conferência da pauta;
Aprovação da pauta junto à Instituição de Ensino;
Distribuição da pauta e confirmação de presença das autoridades;
Verificação do sistema de som e iluminação do auditório;
Organização e serviço da mesa de cátedra, de acordo com o número de autoridades, incluindo contratação de garçom, taças, guardanapos, papel, caneta, microfones e água mineral;
Montagem de estandarte e bandeiras, obedecendo às regras protocolares do evento (bandeiras do Brasil, Minas Gerais, Belo Horizonte – ou cidade onde estiver situada a escola, Instituição de Ensino e país estrangeiro);
Montagem de parlatório ou tribuna;
Montagem de palanque sobre o palco para os formandos;
Gravação da trilha sonora, incluindo música personalizada por formando;
Escolha e contratação de mestre de cerimônias;
Escolha e contratação de segurança especializada;
Recepção;
Confecção de placas de homenagem e/ou outros presentes;
Escolha e contratação de telões e som, incluindo operador para acompanhamento da pauta;
Montagem de chuva de balões;
Aluguel de becas, capelos e canudos;
Apoio aos formandos na preparação da solenidade: afixação de faixas, retoques na beca, medicamentos, aviamentos, água mineral;
Organização das filas de entrada;
Organização e acompanhamento dos formandos participantes da solenidade (juramento, oratória, homenagem aos pais, entrega de homenagens, etc.);
Organização da fila de saída;
Separação de lugares (formandos e pais), confecção de displays e senhas;
Orientação dos formandos na área de cumprimentos;
Acompanhamento de todos os prestadores de serviços contratados para o evento;
Coordenação geral.

Prestação de Serviços nos Eventos da Formatura – Baile de Gala

Assessoria da escolha do salão de baile;
Contato com a Polícia Militar para informar a realização do evento, local, data, horário e número previsto de convidados, para providências de trânsito e segurança pública;
Verificação do sistema de som e iluminação do salão;
Fornecimento de convites individuais com marca de segurança em relevo;
Mapeamento e montagem do salão;
Confecção de displays de mesa nominais;
Recepção;
Segurança e portaria;
Urna para convites;
Contratação de buffet e supervisão de todo o serviço, incluindo conferências;
Contratação de bandas;
Aluguel de palco e acompanhamento da montagem e desmontagem;
Organização das valsas, com chamada nominal dos formandos e brinde de champanhe;
Montagem de nécessaire para toaletes e kit de primeiros socorros;
Trâmites legais (Ecad, Juizado de Menores, Sec. do Meio Ambiente, etc.);
Contatos para aluguel de acessórios e material necessários;
Acompanhamento de todos os prestadores de serviços contratados para o evento;
Coordenação geral, até a saída do último convidado e devidas conferências;
Reposição de quebras diretamente ao buffet.

Outros serviços

Suporte na confecção de convites de formatura;
Revisão dos convites de formatura;
Orientação das equipes de fotografia e filmagem em todos os eventos.